印章管理规定

印章管理规定

为使公司印章在申请刻制、使用、废止等过程中得以有效管理，特制定本规定：

一、 本规定所称的公司印章为：

1、公章：即标明公司法定全称的印章，在本规定中指“福建新大陆电脑股份有限公司”章。

2、专用章：即用于某种特定用途的印章，如合同专用章、财务专用章、办事处章、项目部章等。

3、人名章：包括公司法定代表人章，以及按法律法规规定必须签署的岗位负责人人名章，如公司财务负责人章。

二、 公司印章管理部门为综合管理部，协同管理部门为法务部。

三、 印章授权：

1、公司公章、财务专用章、法定代表人章、合同专用章的授权人为公司董事长。

2、公司其他印章的授权人为公司董事长或董事长授权及同意其转授权的受权人。

3、公司公章、财务专用章、法定代表人章、合同专用章的管理人员（下称“印章保管使用人”或“保管使用人”），由保管使用单位负责人推荐，公司董事长授权确定。

4、公司其他印章的保管使用人，由保管使用单位负责人推荐，公司董事长或董事长授权的受权人确定。

5、印章保管使用人只能由公司董事长或董事长授权的受权人（不含任何次受权人）确定。本款所述“公司董事长或董事长授权的受权人”以下统称“有权批准人”。非公司董事长的“有权批准人”的批准权限，由公司董事长对其的授权权限决定。

6、每一枚印章在每一授权期限内只能有一个印章保管使用人。

四、 印章刻制：

1、因工作需要新置印章，以及一枚不够使用需增刻印章，由印章使用部门书面申请，填写《印章刻制申请（启用）表》（详见附件1），经公司有权批准人批准后交综合管理部专人统一刻制。

2、印章因故遗失、因故损坏需更换的在办妥相应手续后，照上述流程申请重新刻制。

3、严禁未经批准擅自刻制印章，违者必究当事人法律责任。

五、 印章启用：

1、以下事项办理完毕后，印章方可启用：

1)  办妥《印章刻制申请（启用）表》

2)  办妥《印章保管使用人授权书》（详见附件2）

3)  办妥《印章交接表》（详见附件5）

4)  公章及人名章公司须以文件形式发出正式启用印章的通知。

2、印章制作完成后，印章管理员移交印章至印章保管使用人，交接时应现场填写《印章交接表》。如印章保管使用人无法本人现场交接的，代收人应持印章保管使用人委托书办理交接手续。

3、印章保管使用人更换时，应先撤销原《印章保管使用人授权书》后重新办理授权及交接手续。

六、  印章保管使用：

1、印章保管使用人和批准用印人必须为不同的自然人，亦即有权批准用印人不得作为印章保管使用人。

2、印章由有权批准人批准的专人（即“印章保管使用人”）负责保管使用，印章保管使用人对印章的使用安全承担全部责任。保管使用人不得自行将印章转由他人代为保管；遇特殊情况需由他人代为保管，应书面报告有权批准人经批准后方可交由他人代为保管。

3、保管印章的地方(桌、柜等)应牢固加锁，使用后要及时收存锁好，不得将印章随意放置。

4、在公司本部保管使用的印章，原则上不得携出印章保管使用人办公室以外使用。特殊情况需将印章携带出印章保管使用人办公室以外使用的，应由使用部门办理《印章借用登记表》（详见附件3），经有权批准人批准后，方可携出印章保管使用人办公室使用。用印地点在本省以内地区的，须由印章保管使用人携带印章到场签印；用印地点在本省以外地区的，须由印章保管人对印章加封，交由经批准的借用人专人暂行保管使用。原则上，借用人启封印章及使用印章时需有使用部门的相关人员至少1人现场监印。监印人应在《印章借用登记表》上签字。印章使用完毕，借用人应会同监印人对印章重新加封，交回印章保管使用人。借用人除按印章授权书规定的权限用印外，还须将用印的文字材料复印1份交回公司本部印章保管使用人审核存档。

在公司驻外机构保管使用的印章，原则上也不得携出驻外机构以外使用，特殊情况确须在驻外机构以外、驻地城市市区以内使用，要由印章保管使用人携带印章到场签印；要携出印章到外地（驻外机构驻地城市市区以外）使用，除行政后勤类专用章由驻外机构负责人批准外，其他印章均须由使用部门或使用人提交书面申请报告，经有权批准人批准后，由印章保管使用人携带印章到场签印。若为非印章保管使用人外携印章使用，参照公司本部印章借用流程办理。

5、经批准的印章保管使用人因故离职或岗位调整不再保管使用印章，均应在离职前或岗位调整前向综合管理部办理印章更换保管使用人等相关手续。

6、印章保管使用人必须严格遵守国家有关部门制定的印章管理方面的法律、法规和规章，并按照本规定的要求和相应《印章保管使用人授权书》的授权范围内使用和管理印章。对于超出使用权限的文件，必须经有权批准人审批，对未经审批而使用印章，要追究当事人（包括保管使用人）的责任，由此产生的后果由当事人负责。

7、印章保管使用人应使用《公司印章使用登记簿》（详见附件4）对用印情况进行登记。在用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的，在确认用印需求当事人完成了《公司印章使用登记簿》的逐项登记和所需的相关部门会签、相关领导审批，确认符合公司用印要求后方可用印。除留有存根的介绍信等类似材料外，其他用印均应进行登记。公司各部门需长期领用《公司印章使用登记簿》的，每个部门领取本数不得超过3本。印章保管人对于长期领用的《公司印章使用登记簿》应作编号后统一发放，用印申请部门不得擅自将《公司印章使用登记簿》拆分、复印使用。《公司印章使用登记簿》记录填满后，应及时交回印章保管人处存档，以领取新的《公司印章使用登记簿》。

8、根据《公司档案管理办法》、《公司公文管理办法》等公司制度规定需留存红头文件、采购合同及销售合同，印章保管使用人应在盖章后留存一份原件，并按公司相关规定送交综合管理部立卷归档。

印章保管使用人应在红头文件盖章后留存一份纸质原件并扫描存档。

采购合同与销售合同申请用印部门经办人应在盖章时填写《 XX（公司/部门）合同用印登记表》（详见附件7），同时提交一份完整的合同原件至印章保管使用人处存档。印章保管使用人应对合同原件进行扫描，并在纸质合同保存期满后进行销毁。

所有合同类文件必须盖骑缝章，任何人不得擅自对完整的合同原件进行更改。

9、未经有权批准人批准，严禁在空白纸张、空白凭证上盖章，严禁在未完整履行用印手续的任何文件材料上盖章，严禁给外单位盖章；特殊情况经批准后对空白纸张盖章的，使用部门必须将使用后的材料复印一份交印章保管使用人审核存档；未使用的盖章空白纸张由领用人、印章保管使用人及综合管理部负责人一起当面销毁并作书面记录，确认无误后上述人员在书面记录上签字存档。申请使用人对盖章的空白纸张的使用承担全部责任。

10、印章保管使用人因请假、出差等特殊原因需代理人代理保管使用印章的，须事先书面报告，并获得有权批准人批准；代理人在代理期间须依照规定用印，否则，一切法律责任自负；代理人要在事后将用印依据交印章保管使用人审查，同时代理人还应在用印登记簿上对在代理期间的用印记录签字。

11、印章保管使用人应严格按本规定及《印章保管使用人授权书》的规定用印；跨部门的材料、或按规定需相关部门会签的材料，应会签后方可用印；有权批准人对部门或岗位有单独授权的，按授权权限批准用印。

12、印章保管使用人应严格按本规定保管印章，如有遗失，应在第一时间口头报告公司印章管理部门，并在3个工作日内书面报告所属部门负责人，所属部门负责人应作出书面处理意见报告印章管理部门，经有权批准人批准后对印章保管使用人进行处理。同时，印章管理部门将根据国家相关法律法规和公司有关规定办理遗失手续，印章保管使用人和所属部门应全力配合,期间所发生的相关费用应由印章保管使用人承担。

13、任何情况下，印章保管使用人或其他有关人员均不得有伪造印章、涂改、遮盖印章部分内容使用印章等行为，违者将受到公司的严厉处罚，并追究其法律责任。

14、每年年终印章保管使用人负责将相关印章使用情况登记表送档案室扫描并存档。

15、每年3月1日前印章保管使用人应将上一年度的印章使用情况报告印章管理部门。

七、 印章停用与缴销：

公司决定停止使用的印章以及各部门因故停止使用的印章均由相关部门填写《印章缴交申请表》（详见附件8）。暂停使用的印章由综合管理部专人保管；永久停用的印章和因故损坏的印章均由综合管理部书面申请，经有权批准人批准后，由综合管理部负责人、法务部负责人及印章保管人一起现场监督销毁，并现场填写《印章销毁登记表》（详见附件6）。

八、 未尽事宜由综合管理部会同法务部在实施过程中提出补充意见。

九、 本规定由综合管理部负责解释。

十、 本规定自2013年6月15起生效，此前相关规定与本规定存在任何冲突的，均以本规定为准。

附件1：印章刻制申请（启用）表

附件2：印章保管使用人授权书

附件3：印章借用登记表

附件4：公司印章使用登记簿

附件5：印章交接表

附件6：印章销毁登记表     

附件7：XX（公司/部门）合同用印登记表

附件8：印章缴交申请表

附件1

印章刻制申请（启用）表

编  号：FM-ZGXZ-YZ-KZQY        

注：1. 本申请表须附印章使用授权书，原件存档于档案室。

2．印章补发，申请事由栏填写原印章规格、形状、使用状况及毁损或遗失事实经过。

附件2

印章保管使用人授权书

编 号：FM-ZGXZ-YZ-SQ       

兹授权     在授权期限内依据授权权限在授权事项范围内管理、使用“（印章名）”印章。

授权权限：仅限于在授权事项范围内签盖相关文件等使用行为，且必须经有权审批的公司领导签字同意后，受权人方可签盖。

授权事项：1、

2、

3、

授权期限：自   年  月  日起至    年   月   日止。

受权人应严格按本授权书及《福建新大陆电脑股份有限公司印章管理规定》之规定执行，在授权权限、事项范围内使用本印章，对本印章的签盖等使用行为负责。受权人不得转授权。同时受权人负有妥善保管本印章责任。

超出上述范围外使用本印章引起的一切法律后果，由受权人自行负责，公司保留追究其法律责任的权利。

本授权书授权期限届满，若未另行办理授权手续，则受权人应在15个工作日内将印章归还印章管理部门。

本印章印模如下：

受权人签名：                                      授权人签名：

身份证号码：

手机号码：

年  月  日                                       年  月  日

（本授权书一式三份，授权人、受权人、综合管理部各存一份）

附件3

印章借用登记表

 编 号：FM-ZGXZ-YZ-JY       

附件4

印章使用登记簿

编号：FM-ZGXZ-YZ-DJ         

附件5

印 章 交 接 表

编 号：FM-ZGXZ-YZ-JJ       

附件6

印章销毁登记表

                   编号：FM-ZGXZ-YZ-XH        

注： 本表原件存档于档案室。

附件7

              （公司/部门）合同用印登记表

编  号：FM-ZGXZ-YZ-HTTJ     

附件8

印章缴交申请表

编 号：FM-ZGXZ-YZ-JIAO