企业档案的管理制度精品多篇

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ISO9000质量管理体系

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供应商评价和采购管理程序

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对采购过程及供方进行评价和控制，确保所采购的产品符合规定要求。范围

（1）标准品。（2）加工品 3 权责

3.1 销售部：负责下达客户订购的货品 3.2 采购部：负责物资的采购实施 3.3品质部：负责对物资采购的验收标准的制定及采购回物资的验证和标识

3.4物流部：负责对采购物的收发和管理 3.5仓 库：负责对在库品的管理 4 工作程序： 5.1供应商的调查

5.1.1采购部门根据公司销售部的需求向有意向的供应商发出《供应商评鉴表》。

5.1.2收集各相关供应商的“调查表”后进行分析筛选，与本公司需要的供应商洽谈。

5.1.3必要时企业由供应、质检、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。

5.1.4根据供应商的资料或实地考查情况进行综合分析并作好记录。5.2供应商的评价

5.2.1依据供应商提供的资料、考查情况或“样品”检测或试验记录进行全面分析。

5.2.2质量体系的要求

从供应商的生产设施、技术力量、质量管理体系、检测装置、质量控制及产品的实际情况、生产、交货能力、服务态度进行综合评价。

5.2.3根据初选的供应商的数次送货、质量、价格、交付、售后服务等情况来确定合格的供应商 5.3供应商的选择

5.3.1质管部对供应商的来料每次均要进行检验或试验，并填写《材料检验记录》。

5.3.2依据供应商的产品验证记录及交期和售后服务情况，从中确定选择合格的供应商。

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5.3.3经过调查分析、评价后，由供销部建立起《合格供应商名册》做为长期稳定的供应商。

5.3.4企业对各主要的合格供应商同时应保持两家或两家以上，以利于公司生产和发展。5.4供应商的辅导

5.4.1为了实现组织质量方针和质量目标，满足产品或顾客要求，本着互利互惠的原则，对那些提供主要产品或特殊产品的重点供应商的产品质量应进行监视和控制。

5.4.2根据有关记录，如某种原材料的供应商的产品连续三次都不合格时，应通知供应商限期改进，否则，从《合格供应商名册》删除。

5.4.3本着对供应商互利互惠的原则，品质部、采购部应对供应商进行分析，必要时组织有关人员去供方进行实地辅导和协助其改进。

5.4.4如因各种原因，供应商物资超过三次（一季度）不合格且又无改进效果时，应把该供方从《合格供应商名册》中删除，并通知其相关部门。5.5采购资料

严格按照我司产品目录的技术参数进行采购。5.6采购计划

5.6.1采购计划是根据销售成交订单进行严格采购的

5.6.2采购计划应清楚地说明采购物资的要求，包括：名称、规格、型号、数量、计量单位、等级、质量要求或技术说明、时限等。5.7采购合同

5.7.1对所采购的重要物资，企业应与合格供方签定采购合同，并双方单位加盖公章后生效 5.8采购产品的验证

5.8.1对所采购的物资及材料，企业应进行验证，并由品质部进行验证工作。

5.8.2如验证合格后进行标识、入库。如不合格时，由品质部与供应商联系调换、返工等方法处理，如仍然达不到公司质量要求，由采购部负责退货。

5.9采购管理

5.9.1交货期管理：采购人员依照需求单位指定的交货日期与供方接洽交货日期。

5.9.2催货管理：采购人员与供方协商定案后的交货日期为基准，依照需求单位之状况进行跟催，掌握交货情形，若无法交货则重新与供方协调交货日，再进行催货。

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5.9.3交货期变动：采购订单或采购合同确认后，供方遭遇不可抗拒之天灾或其它因素无法如期交货时，采购与销售部门及供方重新协调交货期，并于采购订单或采购合同上做注明。

5.9.4价格管理：采购人员依照材料、规格、交货期、数量及过去采购记录经询价、比价、议价后，在可接受的合理范围内，经主管领导核准后，即可向供方进行采购。5.10采购作业程序

5.10.1采购文件的接收：采购人员接获客户成交订货单。

5.10.2 询价作业：采购人员接受成交订单后，向供应咨询价格及货期。5.10.3比价作业：询价作业后，如可能的话需二家以上的供方提供报价，以利比价作业进行，并选择品质、成本、交货期、售后服务等符合公司要求之供方。

5.10.4议价作业：数量货金额交大的产品需与供应商进行议价。5.10.5订购作业：询价、比价结束后向供应商正式下达采购订单。

5.10.6订单变更：已发出的采购单有取消或内容更改情形发生时，应由销售部人员在原销售订单上写明变更内容、日期并由总经理或部门主管签字交由采购部进行变更。

6． 相关文件 合格供应商名册（FR-08-03）供应商评鉴表（FR-08-05）采购订单

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供应商档案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。

二内容

1档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。

2供应商档案建立的必要性

其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。3供应商档案的建立

3.1 采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

3.2 对供应商进行分类与编号，分类的方法一般可按商品来划分，常用的编码一

般为四位数，前一位为商品类别码，后三位为厂商类别码。

3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。

3.4 档案建立的具体要求：

（1）供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户

账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。

（2）资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体 ……此处隐藏4554个字……物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2.5.3 原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2.5.4 根据产销实际情况，确定每月原物料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。

2.5.5 对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过。

2.5.6 采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3.供应商管理办法

3.1 供应商的选定及指导

3.1.1 对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3.1.2 为确保货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。

3.1.3 选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。

3.1.4 若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3.1.5 积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3.2 供应商的管理和分类

3.2.1 每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以充实供应商的资料卡。

3.2.2 供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A、B、C、D四大类：

A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；

B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；

C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。

D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3.2.3 对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3.3 供应商的开发

3.3.1 采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新的供应商。

3.3.2 开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。

3.4 采购资料及档案管理

3.4.1 采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元素采购报表（月)”、“采购分析报表（周、月）”、“库存报表(月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3.4.2 市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。

3.4.3 公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理同意后，由内勤人员登记，借阅人员签名后方可。

3.4.4 有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。

4.原物料采购管理办法

4.1 计划

4.1.1 原料采购计划采购部根据行销部的下个月及下六个月销售计划，品管部据此做出的下个月及下六个月用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月及下六月的原料采购计划。

4.1.2 包装物采购计划采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的编织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4.1.3 劳保用品、办公用品采购计划采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请购计划，编制采购计划。

4.1.4 零配件、药品的采购计划采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采购计划。

4.2 信息收集与分析

4.2.1 采购部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写“原料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。

4.2.2 采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。

4.2.3 采购部在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供应商及合理的采购价格。

4.2.4 对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采购部应根据公司的要求、标准，采取供应商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4.2.5 采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策，每种原物料的可选择供应商不得少于两家。

4.3 核准

4.3.1 采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决策。

4.3.2 采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请单”签订采购合同，实施采购作业。

4.3.3 采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。

4.4 合同

4.4.1 所有原料采购都必须签订合同，合同一式三份（一份采购部自存，一份交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。 4.4.2 如市场行情发生变化，合同需更改，须由采购部经理报送总经理核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4.4.3 采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：

（1）标的；

（2）数量；

（3）质量；

（4）价格；

（5）包装；

（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；

（8）交货方式及地点；

（9）付款条件及付款方式；

（10）保险；

（11）运输损耗的承担；

（12）违约责任。

4.4.4 所有合同经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司合同专用章后生效。合同签订后若有异议，应按《合同法》有关规定处理。

4.5 交货期控制

4.5.1 合同签定后，采购部必须追踪，督促交货进度。

4.5.2 采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

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