对做好项目协调管理的初浅看法

对做好项目协调管理的初浅看法

一、项目协调的范围和特点

项目协调的范围大致可划分为三个方面，即：内部关系的协调、近外层关系的协调和远外层关系的协调。其中，内部关系包括项目经理部内部关系、项目经理部与企业的关系、项目经理部与作业层的关系;近外层关系是指与项目部有直接和间接合同的关系，包括与建设单位、监理单位、设计单位、物资供应单位、分包单位以及银行、保险公司等之间的关系;远外层关系是指与项目部虽无直接和间接合同关系，但却有着法律法规和社会公德等约束的关系，例如项目部与地方政府的交通、环保、卫生、防疫、劳动、安监、绿化等部门的关系。实际工作经验告诉我们，项目施工过程中，近外层关系的协调是项目管理协调的重点。

项目协调的特点。首先是协调的要素多，工作量大。一是人际关系的协调，通常包括项目经理部内部人际关系的协调以及与关联单位的人际关系的协调，协调的对象主要是相关工作人员在工作过程当中人与人之间在管理工作中的联系和矛盾。二是组织关系的协调，通常包括项目经理部与企业管理层以及与分包单位、劳务作业层之间的关系。三是供求关系协调，通常包括企业物资供应部门、建设单位物资供应部门与项目经理部之间的关系协调，各生产要素供需单位之间的协调。四是协作配合之间的关系协调，通常包括项目经理部内部各部门之间、上下级之间、管理层与作业层之间以及与各近外层协作单位之间的协调。五是约束关系的协调，通常包括项目经理部与远外层关系的协调，包括与有法律法规约束关系的单位，例如政府下设的环保、卫生、绿化、质检、劳动、交通等部门的关系协调，和与有合同约束关系的建设单位之间关系的协调。

其次，项目协调具有阶段性。建设工程通常具有很强的阶段性，对于工程总承包项目通常可分为勘探、设计、采购、施工、运营等不同阶段，每个阶段又可以划分为若干时期，例如在施工阶段就可以分为准备期、施工期、收尾期等，在各个不同的时期，项目协调工作的内容是不一样的，协调的重点也是不同的。例如：施工准备期，协调的重点是远外层关系的协调，主要是当地政府各部门(包括土地部门、环保部门、公安部门、卫生防疫部门、质量监督部门、劳动安全部门、交通部门等)的关系协调;施工期协调的重点是内部关系的协调，主要是协调好项目经理部内部关系、项目经理部与企业的关系、项目经理部与作业层的关系;收尾期协调的重点是近外层关系，主要是建设单位、监理单位、设计单位、物资供应单位、分包单位以及银行、保险公司等部门之间的关系协调。

第三、协调的难度更大。由于项目管理的协调性质是多种多样的，所涉及到的关系也是千头万绪的，例如，有项目与目标因素之间的协调;项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的协调;各专业技术方面的协调;各种管理方法、管理过程的协调;项目实施过程的协调;各种管理职能方面的协调;项目参与者之间的协调等。因而协调工作在项目管理过程中的难度比其他任何一种工作的协调难度都大。

二、项目管理过程中普遍存在的主要问题

首先是项目经理部内部工作混乱。主要表现在：由于项目部总体目标不明，各职能部门的职责、权力不明确，部门之间经常出现推诿扯皮现象;由于缺乏沟通和必要的宣传，部门之间工作思路和做法不同，在一件事情上有时会出现对立的、相反的意见或做法;由于施工不顺畅，资金状况不好或施过程中遇到的一些挫折和危机时，项目部内部往往会出现士气不足，工作热情不高的现象;由于信息不畅，工作沟通不及时，指挥不灵等原因，项目实施过程中容易出现各种混乱现象，部门工作抓不住重点，作业层人员每班不知道应该干什么活，干到什么程度;由于人们对合同、各种指令和责任书学习理解不透，认识不一致，因而在施工过程中不能认真履行合同，往往出现各自为政的现象，使项目失控;由于项目部内部没有和谐的工作氛围，致使项目部正气不足，应该开的会不及时开、应该讨论研究的问题不讨论，该提出来的问题不及时提出来，致使工程酿成隐患或造成重大的经济损失。因此，抓好项目管理是项目经理首要任务，是实现项目和谐的关键。

其次是与外部关系未能够很好的理顺。主要表现在：项目经理部的工作得不到建设单位、监理单位、设计单位等近外层关系单位的支持，有时甚至会出现对立的现象;建设、监理、设计单位很少召开生产协调会议，或者在协调会议上不能很好讨论研究重要的协调事务，有时经常出现偏离议题或者是正常的生产协调会议老是被打断和干扰，达不到应有的效果;由于会议召开的少，三个层次之间的信息不畅，出现的问题得不到及时沟通，致使项目部内部、项目部与远外层、项目部与近外层三个层次之间很容易产生不必要的误会，经常会因此影响了项目的正常运作，甚至相互之间往往产生一些抱怨;另外，还有些项目经理部得不到上级企业职能部门的支持，不能及时得到人力、技术资源和管理服务，而且与外界又不能进行正常的信息沟通，迫使项目经理部在有些问题上要花费大量的时间和精力处理各种突发矛盾和问题，降低了工作效率。

第三、管理不规范、纪律不严明，管理层和作业层工作配合不默契、工作关系不够协调。主要表现在：项目部各部门职责不清、施工计划研究不细、落实不好;技术指导服务不到位、质量检查不及时，返工、窝工现象时有发生;施工调度命令有时得不到很好贯彻落实，各层面、各工种之间配合不够好，协调不及时;由于纪律不严、管理不规范，现场施工不文明现象到处可见，损失浪费现象严重。

上述三方面问题是项目施工管理过程中普遍存在的问题，这些问题如果不予以高度重视，在整个施工过程中协调工作做不好或协调不及时，项目部就不可能实现和谐氛围，各项工作很难做好，经营管理目标很难实现。因此，抓好项目施工的各项管理工作，协调好各个层次的工作关系，是构建和谐氛围的关键。

三、做好项目协调实现项目部和谐工作氛围，必须认真做好以下几个方面的工作

1、项目部全体人员必须牢固树立“和谐氛围”是做好一切工作基础的思想意识。众所周知，构建和谐社会是我国当前的一项国策，而构建和谐的工作环境是现代管理所提倡的一项重要原则。对于工程项目来说，由于建筑工程的特殊性，施工过程中涉及到的各层面的关系的复杂性，要实现和谐氛围，协调工作就显得尤为重要。因此，项目部全体人员应通过学习和不断的教育，充分认识到协调工作的重要性，在日常工作中努力做好本职工作，用友好的语言、和蔼的态度来帮助、支持其他部门工作，及时沟通工作中出现的各种矛盾，努力创造出和谐的工作氛围。这是做好其他一切工作的基础，没有和谐的工作环境什么事也做不好、做不成。

2、加强项目部各层面的沟通是做好项目协调的必要手段和方法。沟通可以是思想交流，也可以是施工技术交流、工作上的支持和帮助，还可以是其他方面个交流，总之，沟通是解决项目实施过程中各种障碍的最基本方法。多年的事实证明，沟通是实现和谐工作氛围最有效的一种手段。任何组织和个人发生争执或矛盾后，只有通过沟通才能实现和解，通过沟通不但可以解决各种协调问题，如，施工技术问题、施工过程和方法、对问题的认识和理解、对项目管理方法和施工程序中的矛盾、困难和不一致等，而且还可以解决相关人员心理行为的障碍和争执。对于项目来说，项目经理部内部情况沟通的好坏，是测定项目管理效果的最好尺度，项目目标能否成功实现，很大程度上取决于项目经理部能否成功地进行沟通，即能否成功地做好协调工作。

3、要尽力控制争执。由于每个人的思想道德观念的差异、工作能力和水平的差异、以及对问题的出发点不同等原因，在日常的工作生活中争执现象时有发生，尤其是在项目施工过程中，争执现象无时不在，这就要求项目部的各级领导要掌握控制好争执事态的扩大，要及时协调好出现的各种争执。协调还要讲究技巧，特别是对于争执的处理更要讲究艺术，必须使争执得到有效的管理和控制。对于项目实施过程中出现的问题应本着多协商少争执的原则，通过协商平衡来满足各方面的利益，从而达到和谐的目的。通常情况下对于不影响项目管理大局的争执，应采取策略引导争执者或者说服双方向对方作适当妥协或非原则性让步，避免争执扩大化;对于涉及双方共同利益的争执可采取互迁互让，加大合作面进而形成利益互补或利益共同体，从而化解争执;对于利益冲突性较大的争执或问题比较突出的争执，在协商和调解都无效的情况下，应及时提交上级领导裁决，或当机立断采取行政裁决的方式解决，或通过法律途径解决。另外，在必要的情况下，对于一些目标不明或方法难以确定的问题，有时要有意识的引起争执，通过争执进行讨论和沟通，使认识一致，从而得到最佳协调解决方案。

4、对具体问题要进行认真的分析，对不同的问题采取不同的方法手段。在项目协调过程中必须坚持具体问题具体分析的原则，对于每一个需要协调的问题都必须先分清它的性质、类型、主次等要素，然后制定出最合适、最有效的解决途径。如，对于内部人际关系的协调主要应依靠各项规章制度，通过做思想政治工作和内部教育培训，逐步提高人员素质等方法来实现和谐;对于项目经理部与企业管理层之间的管理协调，应严格执行《项目管理目标责任书》，借助主管领导或相关部门进行协调;对于项目经理部与作业层之间关系的协调，应严格履行《劳务分包合同》和执行《项目管理制度和办法》，通过个别交谈或会议等形式进行协调;对于项目经理部内部供求关系的协调，必须依靠编制的资源需求计划并通过物资供应部门、调度系统和调度人员的作用进行协调;对于项目经理部与建设单位和监理单位之间的协调，应以沟通为主，协调的目的是搞好协作，协调的依据是执行合同，协调的重点是资金问题、进度问题和质量问题。因此，项目部各级人员必须高度重视并认真做好这个层面的协调工作。

5、项目协调还要注重动态管理的协调。项目的协调工作贯穿于项目管理的全过程，但是，由于工程项目的实施是分阶段实行的，项目各阶段所存在的问题有所不同，因而在项目协调过程中还必须根据各阶段的实际情况抓好协调的重点，如，在项目实施初期主要是远外层和供求关系的协调;项目施工期间主要是内部关系的协调和近外层关系的协调;后期的协调重点则是近外层关系及合同与法律法规约束关系的协调。项目部主要领导应根据项目的进展，适时准确的把握各种关系的发展事态，以及在项目进展的不同时期和各层面工作关系相处情况，及时有效的进行沟通，化解各种矛盾、解决各种争执，营造和谐工作氛围，从而提高项目运行的效率。

6、应注重加强项目部全体人员的思想和技术业务学习，努力提高政治和业务素质以及协调能力。任何工作都是由人来完成的，人的素质决定了工作质量，项目协调工作也不例外。要创造项目管理和谐氛围，必须搞好项目协调工作。因此，项目部在施工进展的全过程中应注重对项目部所有管理人员进行必要的培训和教育，使他们充分了解项目协调工作的重要性，学会和掌握协调工作的方法和技巧，在工作中及时处理好随时发生的各种问题。另外，项目经理部最好配备专职的项目协调工作人员，并指定一名项目副经理专门负责此项工作，这样可取得理想的效果。